Protection des données

Cette page réunit l’ensemble de nos engagements en matière de protection des données : ce que nous traitons, pourquoi, combien de temps, avec qui, comment nous le sécurisons, et comment exercer vos droits. Elle couvre deux situations distinctes — la visite de ce site, et l’utilisation de l’application Planidesk par une entreprise cliente.

1. Qui sommes-nous

R&I Company (nom commercial RDESIGNBELGIUM), éditeur de Planidesk — Rue de La Coupe, 6040 Jumet, Belgique — BCE/TVA BE 1015.630.184 — info@planidesk.be — +32 474 12 36 78.

Nous n’avons pas désigné de délégué à la protection des données : notre activité ne relève pas des cas où cette désignation est obligatoire. Vos demandes sont traitées directement à l’adresse ci-dessus.

2. Responsable ou sous-traitant : qui répond de quoi

C’est la distinction la plus importante de cette page, et elle détermine à qui vous devez vous adresser.

Contexte	Notre rôle	Ce que cela signifie
Ce site (planidesk.be)	R&I Company est responsable du traitement	Nous décidons pourquoi et comment vos données sont utilisées : formulaire de démonstration, mesure d’audience, sécurité du site.
L’application Planidesk	R&I Company est sous-traitant	L’entreprise cliente reste responsable du traitement. Nous hébergeons et faisons fonctionner l’outil selon ses instructions.

Concrètement : si vous êtes technicien, salarié ou client d’une entreprise qui utilise Planidesk, c’est à cette entreprise que vous adressez vos demandes. Nous l’assistons pour y répondre dans les délais.

3. Données traitées via ce site

Formulaire de demande de démonstration

Données	Finalité	Base légale	Conservation
Nom, entreprise, e-mail professionnel, téléphone, métier(s), nombre de techniciens, message libre	Vous recontacter, préparer la démonstration, établir une proposition	Mesures précontractuelles prises à votre demande — art. 6.1.b RGPD	3 ans après notre dernier échange
Données de connexion techniques (adresse IP, navigateur, pages consultées)	Sécurité et bon fonctionnement du site	Intérêt légitime — art. 6.1.f RGPD	12 mois maximum
Mesure d’audience (si activée)	Comprendre la fréquentation du site	Votre consentement — art. 6.1.a RGPD	13 mois maximum

Les champs marqués comme obligatoires dans le formulaire sont nécessaires pour traiter votre demande. Sans eux, nous ne pouvons pas y donner suite.

4. Données traitées dans l’application

Pour le compte de l’entreprise cliente, et sur ses seules instructions, la plateforme traite :

• les coordonnées de ses clients et les adresses d’intervention ;
• le détail des interventions, les prestations chiffrées, les devis et factures ;
• les photos prises sur place et les signatures recueillies ;
• les comptes de ses collaborateurs, leurs heures réelles de début et de fin d’intervention, et leur position pendant le service.

Chaque entreprise dispose d’un espace cloisonné. Un compte utilisateur est rattaché à une seule entreprise, et l’interface ne renvoie jamais les données d’une autre société, quelle que soit la requête reçue.

5. Géolocalisation des techniciens

Planidesk permet à l’administrateur d’une entreprise cliente de visualiser la position de ses techniciens pendant leur service. Cette fonctionnalité mérite une attention particulière.

• La position n’est visible que des comptes administrateurs de l’entreprise concernée. Un technicien ne voit pas la position de ses collègues.
• Elle sert à organiser les tournées et à affecter les interventions. Elle n’a pas vocation à évaluer individuellement les travailleurs en continu.
• C’est l’entreprise cliente, en sa qualité d’employeur et de responsable du traitement, qui doit disposer d’une base légale valable, informer clairement ses travailleurs, respecter les obligations de concertation sociale applicables et limiter l’usage de la fonctionnalité au temps de travail. Nous fournissons l’outil et ses réglages ; nous ne nous substituons pas à ces obligations.

6. Durées de conservation

Catégorie	Durée
Demande de démonstration restée sans suite	3 ans à compter du dernier échange
Relation contractuelle (client)	Durée du contrat, puis 10 ans pour les pièces comptables et fiscales conformément au droit belge
Données enregistrées dans l’application	Sur instruction de l’entreprise cliente. À la fin du contrat : restitution puis suppression dans un délai convenu
Journaux techniques et de sécurité	12 mois maximum
Cookies de mesure d’audience	13 mois maximum

7. Sous-traitants et hébergement

Nous limitons volontairement le nombre d’intervenants techniques. Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni transmises à des tiers à des fins commerciales.

Sous-traitant	Rôle	Localisation
LWS — Ligne Web Services	Hébergement du site et de l’application, et messagerie	France (Union européenne)
Anthropic, PBC	Lecture des photos de bons d’intervention papier, lorsqu’un utilisateur emploie la fonction de scan	États-Unis, transfert encadré par les clauses contractuelles types
Google Ireland Ltd.	Mesure d’audience, uniquement si vous y consentez	Irlande (Union européenne), avec transferts encadrés vers les États-Unis

Services tiers appelés par votre navigateur

Certaines fonctions font appel à des services tiers directement depuis votre navigateur. Ces services reçoivent votre adresse IP, et les données précisées ci-dessous.

Service	Utilisation	Données transmises
Nominatim, OpenStreetMap Foundation	Complétion des adresses et positionnement des adresses des clients sur la carte, dans l’application	Adresse saisie ou adresse du client, sans son nom
Fonds de carte, OpenStreetMap Foundation	Affichage de la carte du planning, dans l’application	Zone de carte consultée
Google Fonts, Google	Polices de caractères du site et de l’application	Adresse IP uniquement
cdnjs, Cloudflare	Bibliothèque d’affichage de la carte, dans l’application	Adresse IP uniquement
Google Maps, Google	Itinéraire vers un client, uniquement lorsque vous l’ouvrez	Adresse de destination, traitée selon les conditions de Google

Cette liste est tenue à jour. Un client sous contrat est informé préalablement de tout changement de sous-traitant affectant le traitement de ses données, conformément à l’accord de sous-traitance.

8. Transferts hors Union européenne

Les données de l’application sont hébergées au sein de l’Union européenne, en France.

Certaines fonctions entraînent toutefois une communication de données en dehors de l’Espace économique européen :

• la lecture d’un bon d’intervention papier : la photo du bon est transmise à Anthropic, aux États-Unis, dans le cadre des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
• la complétion et le positionnement des adresses, ainsi que les fonds de carte : l’adresse saisie ou l’adresse du client, sans son nom, et votre adresse IP sont transmises à l’OpenStreetMap Foundation, établie au Royaume-Uni ;
• les polices de caractères et la bibliothèque de carte, chargées depuis les serveurs de Google et de Cloudflare, qui reçoivent votre adresse IP et peuvent la traiter en dehors de l’Espace économique européen ;
• la mesure d’audience, uniquement si vous y avez consenti, encadrée par les garanties prévues au chapitre V du RGPD. Refuser les cookies de mesure d’audience supprime ce transfert.

L’ouverture d’un itinéraire transmet en outre l’adresse de destination à Google Maps, à votre initiative et selon les conditions de Google.

9. Sécurité

Les mesures techniques et organisationnelles suivantes sont en place :

• Accès individuels. Chaque personne dispose de son propre compte, avec adresse e-mail et mot de passe — jamais d’identifiant partagé.
• Chiffrement en transit. Les échanges avec la plateforme sont chiffrés (HTTPS/TLS).
• Cloisonnement. Les données de chaque entreprise sont isolées ; l’API ne renvoie que celles de l’entreprise du compte connecté.
• Contrôle serveur des montants. Les montants de la facture établie depuis la fiche terrain sont recalculés côté serveur à partir de la grille tarifaire, et les remises sont limitées à des paliers fixes.
• Traçabilité. Les heures d’arrivée et de départ sont enregistrées au démarrage et à la clôture de l’intervention. Le technicien ne peut pas les modifier depuis son interface.
• Hébergement dans l’Union européenne, avec sauvegardes.

Aucune mesure ne peut garantir une sécurité absolue. Nous réévaluons ces dispositions au fil de l’évolution de la plateforme.

10. Vos droits et comment les exercer

Le RGPD vous reconnaît un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité, ainsi que le droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Votre situation	À qui vous adresser
Données transmises via ce site (formulaire, mesure d’audience)	Écrivez à info@planidesk.be
Données contenues dans l’application Planidesk	Adressez-vous à l’entreprise qui utilise Planidesk — elle en est responsable. Nous l’assistons techniquement.

Délai de réponse : un mois à compter de la réception de votre demande, prolongeable de deux mois si la demande est complexe — nous vous en informons alors dans le premier mois.

Vérification d’identité : si un doute raisonnable existe sur l’identité du demandeur, nous pouvons solliciter un élément complémentaire, strictement limité à ce qui est nécessaire.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — autoriteprotectiondonnees.be.

11. Violation de données

Nous disposons d’une procédure interne de détection, de qualification et de traitement des violations de données.

En cas de violation susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, nous informons l’entreprise cliente concernée dans les meilleurs délais afin qu’elle puisse, en sa qualité de responsable du traitement, procéder à la notification à l’Autorité de protection des données dans le délai de 72 heures prévu par le RGPD. Lorsque nous agissons comme responsable — pour les données de ce site — nous procédons nous-mêmes à cette notification et informons les personnes concernées si le risque est élevé.

12. Cookies

Un cookie est un petit fichier déposé sur votre appareil lors de votre visite.

Catégorie	Finalité	Consentement
Cookies strictement nécessaires	Fonctionnement du site, sécurité, mémorisation de votre choix en matière de cookies	Aucun consentement requis
Cookies de mesure d’audience	Comprendre la fréquentation et améliorer le site	Déposés uniquement après votre consentement
Cookies de session applicative	Maintenir votre connexion à l’application Planidesk	Nécessaires au service, uniquement si vous êtes utilisateur

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, et configurer votre navigateur pour refuser tout ou partie des cookies. Le refus des cookies non essentiels n’empêche pas la consultation du site.

13. Accord de sous-traitance (DPA)

Chaque entreprise cliente signe avec nous un accord de sous-traitance au sens de l’article 28 du RGPD. Il fait partie intégrante du contrat et précise notamment :

• l’objet, la durée, la nature et la finalité du traitement, ainsi que les catégories de données et de personnes concernées ;
• notre obligation de n’agir que sur instruction documentée du client ;
• l’engagement de confidentialité des personnes autorisées à traiter les données ;
• les mesures de sécurité décrites au point 9 ;
• les conditions de recours à des sous-traitants ultérieurs et l’information préalable en cas de changement ;
• notre assistance pour répondre aux demandes d’exercice de droits et aux obligations de sécurité, de notification et d’analyse d’impact ;
• le sort des données en fin de contrat : restitution puis suppression ;
• la mise à disposition des informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations.

Le texte de l’accord est communiqué avec la proposition commerciale. Pour le recevoir avant tout engagement, écrivez à info@planidesk.be.

14. Mise à jour de cette page

Cette page est adaptée pour suivre l’évolution de la plateforme, de nos sous-traitants et de la réglementation. La date ci-dessous indique la version en vigueur. Les clients sous contrat sont informés des modifications substantielles.

Dernière mise à jour : 14 septembre 2026.