Gegevensbescherming

Deze pagina bundelt al onze verbintenissen inzake gegevensbescherming: wat we verwerken, waarom, hoelang, met wie, hoe we het beveiligen, en hoe u uw rechten uitoefent. Ze dekt twee verschillende situaties — het bezoek aan deze site, en het gebruik van de Planidesk-applicatie door een klantonderneming.

1. Wie zijn wij

R&I Company (handelsnaam RDESIGNBELGIUM), uitgever van Planidesk — Rue de La Coupe, 6040 Jumet, België — KBO/btw BE 1015.630.184 — info@planidesk.be — +32 474 12 36 78.

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld: onze activiteit valt niet onder de gevallen waarin die aanstelling verplicht is. Uw verzoeken worden rechtstreeks behandeld op het bovenstaande adres.

2. Verwerkingsverantwoordelijke of verwerker: wie antwoordt waarvoor

Dit is het belangrijkste onderscheid van deze pagina, en het bepaalt tot wie u zich moet richten.

Context	Onze rol	Wat dat betekent
Deze site (planidesk.be)	R&I Company is verwerkingsverantwoordelijke	Wij beslissen waarom en hoe uw gegevens worden gebruikt: demoformulier, bezoekersmeting, beveiliging van de site.
De Planidesk-applicatie	R&I Company is verwerker	De klantonderneming blijft verwerkingsverantwoordelijke. Wij hosten de tool en laten ze werken volgens haar instructies.

Concreet: bent u technieker, werknemer of klant van een onderneming die Planidesk gebruikt, dan richt u uw verzoeken tot die onderneming. Wij staan haar bij om tijdig te antwoorden.

3. Gegevens verwerkt via deze site

Formulier voor een demoaanvraag

Gegevens	Doeleinde	Rechtsgrond	Bewaring
Naam, onderneming, professioneel e-mailadres, telefoon, vakgebied(en), aantal techniekers, vrij bericht	U opnieuw contacteren, de demonstratie voorbereiden, een voorstel opstellen	Precontractuele maatregelen op uw verzoek — art. 6.1.b AVG	3 jaar na ons laatste contact
Technische verbindingsgegevens (IP-adres, browser, geraadpleegde pagina’s)	Beveiliging en goede werking van de site	Gerechtvaardigd belang — art. 6.1.f AVG	maximaal 12 maanden
Bezoekersmeting (indien geactiveerd)	Het bezoek aan de site begrijpen	Uw toestemming — art. 6.1.a AVG	maximaal 13 maanden

De velden die in het formulier als verplicht zijn aangeduid, zijn nodig om uw verzoek te behandelen. Zonder die velden kunnen we er geen gevolg aan geven.

4. Gegevens verwerkt in de applicatie

Voor rekening van de klantonderneming, en uitsluitend op haar instructies, verwerkt het platform:

• de contactgegevens van haar klanten en de interventieadressen ;
• het detail van de interventies, de becijferde prestaties, de offertes en facturen ;
• de foto’s die ter plaatse zijn genomen en de verzamelde handtekeningen ;
• de accounts van haar medewerkers, hun reële begin- en einduren van de interventie, en hun positie tijdens de dienst.

Elke onderneming beschikt over een afgeschermde omgeving. Een gebruikersaccount hangt aan één enkele onderneming vast, en de interface geeft nooit de gegevens van een andere onderneming terug, welke aanvraag er ook binnenkomt.

5. Geolokalisatie van de techniekers

Planidesk laat de beheerder van een klantonderneming toe de positie van zijn techniekers tijdens hun dienst te bekijken. Deze functie verdient bijzondere aandacht.

• De positie is enkel zichtbaar voor de beheerdersaccounts van de betrokken onderneming. Een technieker ziet de positie van zijn collega’s niet.
• Ze dient om de rondes te organiseren en de interventies toe te wijzen. Ze is niet bedoeld om werknemers doorlopend individueel te beoordelen.
• Het is de klantonderneming, in haar hoedanigheid van werkgever en verwerkingsverantwoordelijke, die over een geldige rechtsgrond moet beschikken, haar werknemers duidelijk moet informeren, de toepasselijke verplichtingen inzake sociaal overleg moet naleven en het gebruik van de functie tot de arbeidstijd moet beperken. Wij leveren de tool en haar instellingen; wij treden niet in de plaats van die verplichtingen.

6. Bewaartermijnen

Categorie	Termijn
Demoaanvraag zonder gevolg	3 jaar vanaf het laatste contact
Contractuele relatie (klant)	Duur van het contract, daarna 10 jaar voor de boekhoudkundige en fiscale stukken overeenkomstig het Belgische recht
Gegevens geregistreerd in de applicatie	Op instructie van de klantonderneming. Bij het einde van het contract: teruggave en daarna verwijdering binnen een overeengekomen termijn
Technische en beveiligingslogs	maximaal 12 maanden
Cookies voor bezoekersmeting	maximaal 13 maanden

7. Verwerkers en hosting

Wij beperken bewust het aantal technische tussenpersonen. Uw gegevens worden niet verkocht, niet verhuurd en niet aan derden doorgegeven voor commerciële doeleinden.

Verwerker	Rol	Locatie
LWS — Ligne Web Services	Hosting van de site en de applicatie, en e-mail	Frankrijk (Europese Unie)
Anthropic, PBC	Lezen van foto’s van papieren werkbonnen, wanneer een gebruiker de scanfunctie gebruikt	Verenigde Staten, doorgifte omkaderd door de standaardcontractbepalingen
Google Ireland Ltd.	Bezoekersmeting, enkel als u daarmee instemt	Ierland (Europese Unie), met omkaderde doorgiften naar de Verenigde Staten

Diensten van derden die uw browser aanroept

Sommige functies doen rechtstreeks vanuit uw browser een beroep op diensten van derden. Die diensten ontvangen uw IP-adres, en de hieronder vermelde gegevens.

Dienst	Gebruik	Doorgegeven gegevens
Nominatim, OpenStreetMap Foundation	Aanvullen van adressen en plaatsen van klantadressen op de kaart, in de applicatie	Getypt adres of adres van de klant, zonder naam
Kaartachtergronden, OpenStreetMap Foundation	Weergave van de planningkaart, in de applicatie	Bekeken kaartzone
Google Fonts, Google	Lettertypen van de site en de applicatie	Enkel het IP-adres
cdnjs, Cloudflare	Bibliotheek voor de kaartweergave, in de applicatie	Enkel het IP-adres
Google Maps, Google	Route naar een klant, enkel wanneer u die opent	Bestemmingsadres, verwerkt volgens de voorwaarden van Google

Deze lijst wordt bijgehouden. Een klant onder contract wordt vooraf geïnformeerd over elke wijziging van verwerker die de verwerking van zijn gegevens beïnvloedt, overeenkomstig de verwerkersovereenkomst.

8. Doorgiften buiten de Europese Unie

De gegevens van de applicatie worden binnen de Europese Unie gehost, in Frankrijk.

Sommige functies brengen wel een doorgifte van gegevens buiten de Europese Economische Ruimte met zich mee:

• het lezen van een papieren werkbon: de foto van de werkbon wordt doorgegeven aan Anthropic, in de Verenigde Staten, in het kader van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie;
• het aanvullen en plaatsen van adressen, en de kaartachtergronden: het getypte adres of het adres van de klant, zonder naam, en uw IP-adres worden doorgegeven aan de OpenStreetMap Foundation, gevestigd in het Verenigd Koninkrijk;
• de lettertypen en de kaartbibliotheek, geladen vanaf de servers van Google en Cloudflare, die uw IP-adres ontvangen en het buiten de Europese Economische Ruimte kunnen verwerken;
• de publieksmeting, enkel als u daarmee hebt ingestemd, omkaderd door de waarborgen van hoofdstuk V van de AVG. Door de cookies voor publieksmeting te weigeren, vervalt deze doorgifte.

Het openen van een route bezorgt bovendien het bestemmingsadres aan Google Maps, op uw initiatief en volgens de voorwaarden van Google.

9. Beveiliging

De volgende technische en organisatorische maatregelen zijn van kracht:

• Individuele toegang. Elke persoon beschikt over een eigen account, met e-mailadres en wachtwoord — nooit een gedeelde login.
• Versleuteling tijdens het transport. De uitwisselingen met het platform zijn versleuteld (HTTPS/TLS).
• Afscherming. De gegevens van elke onderneming zijn geïsoleerd; de API geeft enkel die van de onderneming van het aangemelde account terug.
• Servercontrole van de bedragen. De bedragen van de factuur die vanuit de werkbon wordt opgesteld, worden op de server herberekend op basis van de tarieflijst, en kortingen zijn beperkt tot vaste schijven.
• Traceerbaarheid. Het aankomst- en vertrekuur worden geregistreerd bij de start en de afsluiting van de interventie. De technieker kan ze niet wijzigen vanuit zijn interface.
• Hosting binnen de Europese Unie, met back-ups.

Geen enkele maatregel kan absolute veiligheid garanderen. Wij herbekijken deze bepalingen naarmate het platform evolueert.

10. Uw rechten en hoe ze uit te oefenen

De AVG kent u een recht toe op inzage, de rectificatie, d’wissing, de beperking, d’bezwaar et de overdraagbaarheid, evenals het recht om uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking daarop berust.

Uw situatie	Tot wie u zich richt
Gegevens doorgegeven via deze site (formulier, bezoekersmeting)	Schrijf naar info@planidesk.be
Gegevens in de Planidesk-applicatie	Richt u tot de onderneming die Planidesk gebruikt — zij is er verantwoordelijk voor. Wij staan haar technisch bij.

Antwoordtermijn: één maand vanaf de ontvangst van uw verzoek, verlengbaar met twee maanden als het verzoek complex is — wij brengen u daarvan dan binnen de eerste maand op de hoogte.

Identiteitscontrole: als er redelijke twijfel bestaat over de identiteit van de aanvrager, kunnen wij een bijkomend element vragen, strikt beperkt tot wat noodzakelijk is.

U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — autoriteprotectiondonnees.be.

11. Gegevenslek

Wij beschikken over een interne procedure voor de detectie, kwalificatie en behandeling van gegevenslekken.

Bij een lek dat een risico kan inhouden voor de rechten en vrijheden van personen, informeren wij de betrokken klantonderneming zo snel mogelijk zodat zij, in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke, de melding aan de Gegevensbeschermingsautoriteit kan doen binnen de termijn van 72 uur die de AVG voorschrijft. Wanneer wij als verwerkingsverantwoordelijke optreden — voor de gegevens van deze site — doen wij die melding zelf en informeren wij de betrokken personen als het risico hoog is.

12. Cookies

Een cookie is een klein bestand dat bij uw bezoek op uw toestel wordt geplaatst.

Categorie	Doeleinde	Toestemming
Strikt noodzakelijke cookies	Werking van de site, beveiliging, onthouden van uw cookiekeuze	Geen toestemming vereist
Cookies voor bezoekersmeting	Het bezoek begrijpen en de site verbeteren	Enkel geplaatst na uw toestemming
Cookies voor de applicatiesessie	Uw verbinding met de Planidesk-applicatie behouden	Noodzakelijk voor de dienst, enkel als u gebruiker bent

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken en uw browser instellen om alle of een deel van de cookies te weigeren. Het weigeren van niet-essentiële cookies verhindert de raadpleging van de site niet.

13. Verwerkersovereenkomst (DPA)

Elke klantonderneming ondertekent met ons een verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 van de AVG. Ze maakt integraal deel uit van het contract en bepaalt met name:

• het voorwerp, de duur, de aard en het doeleinde van de verwerking, alsook de categorieën van gegevens en betrokken personen ;
• onze verplichting om enkel op gedocumenteerde instructie van de klant te handelen ;
• de vertrouwelijkheidsverbintenis van de personen die gemachtigd zijn de gegevens te verwerken ;
• de beveiligingsmaatregelen beschreven in punt 9 ;
• de voorwaarden om een beroep te doen op subverwerkers en de voorafgaande informatie bij wijziging ;
• onze bijstand om te antwoorden op verzoeken tot uitoefening van rechten en op de verplichtingen inzake beveiliging, melding en gegevensbeschermingseffectbeoordeling ;
• het lot van de gegevens bij het einde van het contract: teruggave en daarna verwijdering ;
• de terbeschikkingstelling van de informatie die nodig is om de naleving van die verplichtingen aan te tonen.

De tekst van de overeenkomst wordt meegedeeld bij het commerciële voorstel. Om ze vóór enige verbintenis te ontvangen, schrijft u naar info@planidesk.be.

14. Bijwerking van deze pagina

Deze pagina wordt aangepast om de evolutie van het platform, van onze verwerkers en van de regelgeving te volgen. De datum hieronder geeft de geldende versie aan. Klanten onder contract worden op de hoogte gebracht van substantiële wijzigingen.

Laatste bijwerking: 14 september 2026.